디지털 루틴 자동화 전 반드시 해야 할 3가지 정리 작업
많은 사람들이 Notion, Zapier, ChatGPT 등 다양한 도구로 루틴을 자동화하려고 한다. 하지만 제대로 준비되지 않은 상태에서 자동화를 시작하면, 오히려 비효율만 늘어나는 경우도 많다. 자동화는 기술이 아니라 전략이다. 본격적으로 자동화를 설계하기 전에 먼저 해야 할 세 가지 ‘디지털 정리 작업’을 소개한다.
1. 루틴 목록화 – 내가 반복하는 일부터 정리
자동화를 설계하려면 먼저 어떤 루틴이 반복되는지 파악하는 것이 우선이다. 아침마다 하는 이메일 체크, 매주 작성하는 보고서, 월말마다 하는 백업 작업처럼 반복되는 일들을 리스트로 정리해보자. 이 리스트가 곧 자동화의 시작점이다.
- 팁: 1주일간의 업무 일지를 적어보고, 반복되는 행동을 하이라이트
- 도구 추천: Google Keep, Notion, Logseq 등 메모 중심 도구
2. 도구 통합 – 기능 겹치는 앱 줄이기
작업 흐름에 비슷한 역할을 하는 앱이 여러 개 있다면, 자동화 설계가 복잡해진다. 예를 들어 캘린더가 Google과 Notion 양쪽에 있다면 어떤 걸 기준으로 자동화할지부터 애매해진다. 기능이 겹치는 앱은 하나로 통합하자.
- 예: Todoist + Notion 대신 → Notion 단일화
- 팁: ‘지금 가장 자주 쓰는 도구’ 하나만 남기고 나머지 비활성화
실제로 필자는 캘린더를 Apple, Google, Notion에 중복으로 사용하다가 혼란이 생겨 결국 Google Calendar 하나만 남겼다. 자동화의 80%가 이 한 가지 정리로 해결됐다.
3. 우선순위 설정 – 자동화할 ‘가치 있는 루틴’ 선별
모든 걸 자동화할 필요는 없다. 어떤 루틴이 시간과 에너지를 가장 많이 잡아먹는지, 어떤 작업이 반복되며 생산성에 영향을 주는지를 우선순위로 정리하자. 자동화는 가치 있는 작업부터 적용해야 효과가 크다.
- 우선순위 기준: 반복 횟수, 소요 시간, 스트레스 유발 정도
- 자동화 시작 루틴 예: 주간 업무 리포트 작성, 회의 요약 공유, 일정 리마인드
마무리하며: 자동화는 설계보다 ‘정리’가 먼저입니다
기술적인 자동화 도구는 많다. 하지만 그 전에 해야 할 것은 루틴을 파악하고, 도구를 줄이며, 중요한 작업을 선별하는 것이다. 이 과정을 거쳐야 비로소 자동화는 나를 대신해 일해주는 ‘디지털 비서’가 된다.
당장 오늘 30분 시간을 내어 ‘내가 반복하고 있는 루틴’을 한번 적어보자. 가장 쉽게 자동화할 수 있는 루틴이 눈에 보이기 시작할 것이다.