디지털 루틴 설계법｜자동화 전에 해야 할 첫 번째 단계
많은 사람들이 ChatGPT, Notion, Zapier 같은 자동화 도구를 활용해 업무와 생활을 효율화하고 싶어 합니다. 그러나 자동화 이전에 반드시 선행되어야 할 작업이 있습니다. 바로 루틴을 설계하는 일입니다. 아무리 뛰어난 도구도 구조 없이 연결하면 오히려 비효율을 만들 수 있습니다. 이 글에서는 루틴 설계의 중요성과 그 실전 방법을 단계별로 정리해드립니다.
1. 왜 루틴 설계가 먼저일까?
자동화는 ‘반복 가능한 흐름’을 전제로 합니다. 즉, 내가 매일 혹은 매주 어떤 루틴을 반복하는지를 먼저 관찰하고 구조화하지 않으면, 자동화할 것도 정해지지 않습니다. 예를 들어, 매일 아침 이메일을 확인하고, 회의 일정을 정리하며, 콘텐츠 아이디어를 기록하는 일이 반복된다면, 이게 바로 자동화 대상이 됩니다.
하지만 의외로 많은 사람들이 자동화를 시도하기 전, 자신의 루틴이 무엇인지 명확하게 정의하지 못합니다. 따라서 자동화로 얻을 수 있는 효율도 제한적일 수밖에 없습니다. 일단 루틴을 '보이게' 만드는 일이 첫 번째 과제입니다.
2. 루틴 설계의 3단계
① 관찰
내 하루를 기록해보세요. 30분 단위로 어떤 일을 했는지 한 주간 적어보면, 내가 반복하는 행동이 보이기 시작합니다. 단순한 기록이라도 일과에서 ‘패턴’을 발견하는 데 매우 효과적입니다. 어떤 시간대에 이메일을 확인하는지, 어느 요일에 아이디어 회의를 하는지 등을 정리해보세요.
② 정리
관찰한 루틴을 시각적으로 정리합니다. Google 캘린더, 루틴보드(Notion), 혹은 종이 플래너에 시간대별 반복 루틴을 배치해보세요. 루틴은 단순히 일정을 나열하는 것이 아니라, 내가 반복하는 사고와 행동의 구조를 시각화하는 과정입니다.
③ 분리
루틴 중 자동화 가능한 항목(예: 알림, 요약, 복사 작업)과 수동으로 남겨야 할 항목(예: 브레인스토밍, 대면 회의 등)을 구분합니다. 이 구분은 생산성과 효율성을 높이는 핵심 작업입니다. 자동화는 기계가 잘하는 일에 맡기고, 사람은 창의적인 일에 집중할 수 있어야 합니다.
3. 루틴 설계에 유용한 도구들
- Notion: 루틴보드, 콘텐츠 캘린더, 자동화 모듈 정리에 적합
- Google Calendar: 시간 블로킹 기반 루틴 설정이 가능
- Google Keep: 빠르게 생각을 메모하고 체크리스트로 전환 가능
- 종이 플래너: 손으로 쓰며 시각적 리듬을 인식하기 좋음
이 도구들은 각각의 장단점이 있으니, 자신에게 가장 편한 방법으로 루틴을 정리하면 됩니다. 중요한 것은 도구보다 지속 가능성과 반복성입니다.
4. 실전 예시: 루틴 → 자동화
예를 들어 콘텐츠 마케터의 경우, 아래와 같은 루틴을 설계할 수 있습니다.
- 매일 아침: 캘린더 확인 + 전날 성과 정리 → 자동화 가능
- 매주 월요일: 콘텐츠 아이디어 회의 → 수동 유지
- 콘텐츠 카드 생성 시: SNS 예약 등록 → 자동화 가능
이처럼 루틴을 먼저 분해하고, 자동화 가능한 요소만 뽑아내야 Zapier나 Make 같은 도구가 제 역할을 하게 됩니다. 자동화는 결코 처음부터 전체를 아우르려 할 필요는 없습니다. 하나씩 분리해서 작은 부분부터 적용해보세요.
5. 마무리하며: 자동화의 첫걸음은 루틴의 명확화
자동화 도구는 강력하지만, 무계획한 연결은 오히려 디지털 스트레스를 부를 수 있습니다. 내 일의 흐름을 설계하고, 반복되는 구조를 정의하는 것이 진짜 첫걸음입니다. 자동화는 ‘설계된 루틴’을 실행하는 엔진일 뿐입니다.
지금부터라도 내 하루를 기록해보세요. 반복되는 패턴이 보이기 시작한다면, 그것이 바로 당신만의 자동화 설계도입니다. 이번 글이 여러분의 루틴을 자동화 가능한 구조로 바꾸는 출발점이 되기를 바랍니다.